Leads

Unter Leads findest du alle, die einen deiner Funnels mit Kontaktdaten abgeschickt oder einen Termin gebucht haben. Je Person siehst du Antworten, Status, Zuständigkeit und Verlauf.

Wie ein Lead entsteht

• Einsendung: Jemand schickt den Kontaktdaten-Schritt eines Funnels ab.
• Buchung aus einem Funnel: Endet der Funnel auf Termin buchen, entstehen Lead, Einsendung und Buchung zusammen. Der Lead steht dann auf Gebucht.
• Buchung ohne Funnel: Auch jede Buchung über eine Buchungsseite, einen Einmal- oder Paket-Link, eine Einbettung, die API, einen KI-Assistenten oder Alvin legt einen Lead an, bei Kursen und Gruppen je buchende Person. Als Herkunft steht Buchungsseite mit der Terminart. Der Lead steht dann auf Gebucht.

Ein Lead je E-Mail-Adresse und Workspace: Schickt dieselbe Person später noch einmal ab, landet die neue Einsendung im Verlauf desselben Leads. Fragt der Funnel keine E-Mail ab, wird jede Einsendung ein eigener Lead, ohne Zusammenführung. Fehlt der Name, zeigen Liste und Detail E-Mail oder Telefon.

Status

Die Status sind fest: Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Gebucht, Kunde und Verloren. Neue Leads starten mit Neu. Eine Buchung setzt Gebucht, wenn der Lead vorher Neu, Kontaktiert oder Qualifiziert war. Alles andere änderst du, ein Mitglied deines Teams oder Alvin.

Wird die Buchung verschoben, steht „Termin verschoben“ mit alter und neuer Zeit im Verlauf. Wird sie abgesagt, steht „Buchung abgesagt“ im Verlauf. Der Status fällt auf den Stand vor der Buchung zurück, außer jemand hat ihn inzwischen von Hand geändert.

Verlauf und Notizen

Der Verlauf zeigt jede Einsendung mit Fragen und Antworten, dem Weg durch den Funnel und dem Ziel. Eigene Felder aus dem Kontaktblock stehen im Detail; schickt jemand erneut ab, gilt je Feld der neueste Wert. Dazu kommen Buchungen mit Zeit, Stufe und Link zur Buchung, Statuswechsel und Notizen. Notizen sehen alle Mitglieder des Workspace.

Zuständigkeit

Bei Team-Terminarten bekommt der Lead eine zuständige Person: bei Round Robin der zugewiesene Gastgeber, bei Collective der erste Gastgeber. Eine vorhandene Zuständigkeit bleibt, auch wenn eine spätere Buchung an jemand anderen geht. Im Detail des Leads änderst du sie unter Zuständig oder setzt sie auf niemanden. Meine Leads über der Liste zeigt nur Leads, für die du zuständig bist.

Wer Leads sieht

Alle Mitglieder des Workspace sehen alle Leads und dürfen Status und Notizen ändern. Löschen dürfen Admins und Owner.

Aufbewahrung und Löschen

• Leads ohne Buchung und ohne Notiz löschen wir 6 Monate nach der letzten Aktivität. Die Frist ist fest und lässt sich nicht ändern. Als Aktivität zählen Einsendung, Statuswechsel, Bearbeitung und Notiz. Wann ein Lead gelöscht wird, steht in Liste und Detail unter Aufbewahrung.
• Leads mit Buchung oder Notiz bleiben, bis jemand sie löscht.
• Lead löschen entfernt den Lead mit allen Antworten, Notizen und dem Verlauf. Seine Buchungen werden anonymisiert: Name, E-Mail, Antworten und Absagegrund verschwinden, Terminart, Zeit und Status bleiben für deine Übersicht. Einträge im Kalender des Gastgebers bleiben bestehen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Suchen und exportieren

Du suchst nach Name, E-Mail oder Firma und filterst nach Status oder Meine Leads. CSV exportieren lädt die gefilterte Liste herunter, auch wenn die Ansicht nur die zuletzt aktiven Leads zeigt. Eigene Felder stehen in der Spalte custom_fields, die zuständige Person in owner.

Wie viele neue Leads dein Tarif im Monat umfasst, siehst du oben in der Liste. Team-Workspaces haben 5.000 neue Leads im Monat für den ganzen Workspace. Darüber hinaus nehmen wir trotzdem alle Leads an und zeigen nur einen Hinweis.

Mit Alvin und deinem KI-Assistenten

• Alvin fasst Leads zusammen, beantwortet Fragen dazu und entwirft Follow-ups, in der App und in WhatsApp. Status und Notizen ändert Alvin standardmäßig als Vorschlag, den du bestätigst. Unter Ausführung im Alvin-Chat kannst du auf Automatisch ausführen umstellen. Auch „Setz ihn auf qualifiziert und notiere …“ geht so, als eine Karte mit beiden Änderungen.
• KI-Assistenten über MCP (Claude, ChatGPT und andere) lesen Leads und Funnels und ändern Status und Notizen, wenn du das beim Verbinden erlaubst. Löschen geht nur in Ridian.

Für Entwickler (Team-Workspaces)

In Team-Workspaces gibt es eine REST-API für Leads und den Webhook lead.created. Den Zugang schaltest du je Developer-Projekt unter Developer > API-Projekte, Tab Zugriff, frei; Leads > API zeigt den Stand. Das Projekt holt sich per client_credentials ein App-Token mit den Scopes leads:read und leads:write; den genauen Aufruf zeigt der Dialog unter Leads > API.

• GET /v1/funnels: Funnels mit Status, Adresse und Leads der letzten 30 Tage.
• GET /v1/leads?status=&q=&limit= (bis 100) und GET /v1/leads/{id} mit Verlauf und Antworten.
• PATCH /v1/leads/{id} mit status und/oder note.
• DELETE /v1/leads/{id}.

Ohne E-Mail-Feld im Funnel ist email leer (null); eigene Felder kommen als custom_fields mit label und value, auch im Webhook. Leads tragen owner (user_id, name) oder null.

lead.created meldet auch Leads aus Buchungen ohne Funnel. source sagt, woher der Lead kommt: funnel mit funnel und submission oder booking mit booking (booking_id, appointment_type_id, appointment_type, start). Das jeweils andere Objekt ist null. Bei waitlist (Eintrag auf einer Warteliste) sind alle drei null; die Einzelheiten meldet waitlist.joined. In der REST-API und über MCP erscheinen Leads aus Wartelisten mit source.type appointment. Seit dem 2. November 2026 können funnel und submission deshalb null sein; prüfe zuerst source. Fehler kommen als Problem Details. Der Webhook lead.created ist mit HMAC-SHA256 signiert und meldet nur neue Leads, nicht jede weitere Einsendung derselben Person. Webhooks richtest du unter Developer > Webhooks ein, mit Zustellprotokoll.