Abwesenheiten und Vertretung

Unter Termine > Einstellungen > Abwesenheiten trägst du ein, wann du nicht da bist. In dieser Zeit bieten wir für dich keine Termine an.

Abwesenheit eintragen

Mit Eintragen wählst du:

• Zeitraum: ganztägig von einem Tag bis zu einem anderen (der letzte Tag zählt mit) oder mit Uhrzeit, höchstens 366 Tage.
• Grund: Urlaub, Krank, Fortbildung oder Sonstiges. Den Grund sehen nur du, Owner und Admins. Andere Mitglieder sehen „Abwesend“, Buchende nur „abwesend bis …“.
• Vertretung (optional): ein anderes Mitglied des Workspace. Mit Vertretung auf der Profilseite verlinken sehen Buchende einen Link auf die Seite der Vertretung.

Du trägst deine eigenen Abwesenheiten ein. Owner und Admins tragen auch für andere ein, ändern und löschen.

Was sich ändert

• Freie Zeiten: Während der Abwesenheit gibt es für dich keine Slots, auf der Buchungsseite, im Widget, im Funnel und über Alvin, MCP und die API. Endet ein Termin genau mit dem Beginn der Abwesenheit, bleibt er buchbar; Puffer zählen dafür nicht.
• Round Robin: Wer abwesend ist, bekommt keine neuen Buchungen. Nach der Rückkehr gleicht Round Robin aus, sodass du nicht alle Buchungen auf einmal bekommst.
• Collective: Eine Zeit wird nur angeboten, wenn alle Gastgeber da sind.
• Deine Seite: Deine Profilseite und deine Terminarten zeigen „abwesend bis …“, mit Vertretung, wenn du sie verlinkst.

Ein „Abwesend“-Eintrag in einem Kalender, den Ridian auf Konflikte prüft, blockiert deine Zeiten schon so.

Buchungen übergeben

Nach dem Speichern zeigen wir die Buchungen im Zeitraum. Über Buchungen übergeben öffnest du die Liste jederzeit wieder.

1. Wähl, an wen die Buchungen gehen: die Vertretung, ein anderes Mitglied oder bei Round Robin Nächste freie Person.
2. Wähl den Kalender der neuen Person. Vorausgewählt ist der, in den zuletzt ihre Buchungen kamen.
3. Wähl die Buchungen aus und klick Übergeben.

Für jede Buchung legen wir den Termin im Kalender der neuen Person an, mit neuem Meeting-Link bei Google Meet, Microsoft Teams und Zoom, und entfernen danach den alten. Die buchende Person bekommt eine Mail mit der neuen Person, dem Link und der aktualisierten Kalenderdatei, die neue Person eine Mail über die Übernahme. Bei Leads aus der Buchung wechselt der Owner mit, wenn er auf dich stand. Ist die neue Person zu dieser Zeit belegt oder selbst abwesend, bleibt die Buchung bei dir, und wir zeigen den Grund.

Übergeben lassen sich Buchungen von Einzel-, Gruppen-, Round-Robin- und Collective-Terminarten; Gruppenbuchungen wechseln gemeinsam. Deine eigenen Buchungen übergibst du selbst; Owner und Admins übergeben alle.

Aus dem Kalender übernehmen

Aus Kalender übernehmen liest die nächsten 90 Tage deiner verbundenen Kalender:

• Google Kalender: Einträge vom Typ „Abwesend“ im Hauptkalender.
• Microsoft Outlook: Termine mit dem Status „Abwesend“.

Übernommen wird nur, was du auswählst, jeweils mit Grund. Schon übernommene Einträge erscheinen nicht noch einmal.

Alvin, MCP und Webhooks

Sag Alvin zum Beispiel „Ich bin nächste Woche im Urlaub, Julius vertritt mich“. Alvin zeigt dir Zeitraum und betroffene Buchungen und bietet danach die Übergabe an, jeweils zum Bestätigen. Werkzeuge und Webhooks stehen unter Für Entwickler.